Gratis alternatief voor Splitwise, Tricount en Splid
Op zoek naar een manier om groepskosten te delen – zonder app te downloaden en zonder abonnement? Dit moet je weten.
Begin bij wat jouw groep nodig heeft
Een hulpmiddel voor gedeelde kosten moet vooral rust geven. Je wilt snel een uitgave toevoegen, zien voor wie die bedoeld is en achteraf weten wie nog moet betalen. Als je voor elke rekening opnieuw moet uitleggen waar de bedragen vandaan komen, lost het hulpmiddel maar een deel van het probleem op.
Bedenk daarom eerst hoe jullie kosten maken. Een vakantie vraagt misschien om verschillende valuta, een gedeeld huis om terugkerende huur en een vereniging om een gezamenlijke pot. Ook ongelijke deelname komt vaak voor. Een bruikbaar overzicht moet dus meer aankunnen dan simpelweg alle uitgaven door het aantal groepsleden delen.
Een link in plaats van een download
Zertally is een gratis website die in de browser op telefoon en computer werkt. Je maakt een groep en nodigt anderen uit met een link. Mensen kunnen ook zonder account worden toegevoegd. Wie wil, kan de website aan het beginscherm toevoegen. Dat is handig als je regelmatig kosten invoert, maar het is geen voorwaarde om mee te doen.
Je kunt ook offline werken; later wordt alles gesynchroniseerd. Controleer na het herstellen van je verbinding of de gegevens zijn bijgewerkt voordat je afrekent. De website is beschikbaar in acht talen. Daarmee is dezelfde groep ook praktisch voor mensen die liever een andere taal gebruiken, zonder dat jullie verschillende overzichten hoeven bij te houden.
Gratis functies, gefinancierd door advertenties
Bij de keuze voor een alternatief is duidelijkheid over kosten belangrijk. Splitwise beperkt het gratis gebruik en biedt een betaald Pro-abonnement. Tricount en Splid zijn vooral apps die je downloadt. Welke werkwijze je prettig vindt, hangt van je groep af; je hoeft daar geen wedstrijd tussen merken van te maken.
Zertally financiert de website met advertenties. Alle functies zijn gratis, zonder abonnement en zonder betaalde extra's. Je hoeft dus niet voor iedere nieuwe groepssituatie uit te zoeken of een bepaalde functie bij een betaald pakket hoort. De afweging is eenvoudig: vind je advertenties acceptabel en past werken via de browser bij hoe jullie uitgaven willen bijhouden?
Leg betalingen vast zoals ze echt zijn
Bij een uitgave voer je het bedrag, de omschrijving, de betaler en de deelnemers in. Vervolgens verdeel je gelijk, met aandelen of met exacte bedragen. Een foto van de bon helpt om het bedrag uit te lezen. Controleer zelf of dat klopt; een foto betekent niet dat jullie afspraken over de verdeling automatisch bekend zijn.
Voor terugkerende aankopen zijn er snelle sjablonen en voor vaste lasten terugkerende uitgaven. Categorieën en opmerkingen geven context. Met een groepsbudget zie je via een voortgangsbalk hoe de uitgaven zich ontwikkelen en wanneer het budget is overschreden. Voor gezamenlijke aankopen kun je een pot gebruiken waarin mensen vooraf geld inleggen en waarvan de geschiedenis zichtbaar blijft.
Bij andere valuta wordt de dagkoers met de uitgave opgeslagen. Oude uitgaven veranderen daardoor niet wanneer de koers later verschuift. Dat maakt het makkelijker om tijdens een reis meteen te registreren, in plaats van thuis alle bedragen met een willekeurige actuele koers om te rekenen.
Van losse bonnetjes naar een duidelijke afrekening
Neem een weekend met drie personen. Eva betaalt € 180 voor de accommodatie, Finn € 60 voor boodschappen en jij € 30 voor vervoer. Alles is voor jullie drieën samen. De totale kosten zijn € 270, dus ieder draagt € 90 bij. Eva heeft € 90 tegoed, Finn moet nog € 30 betalen en jij nog € 60.
De afrekening bestaat uit twee overschrijvingen aan Eva: € 30 van Finn en € 60 van jou. Niemand hoeft elke oorspronkelijke rekening afzonderlijk terug te betalen. Zertally berekent zo'n afrekening met zo min mogelijk overschrijvingen, tot op de cent. Controleer wel altijd eerst of de invoer en de deelnemers kloppen.
Voor eurobetalingen is een bank-QR-code beschikbaar als de ontvanger een IBAN heeft ingevuld. PayPal is ook mogelijk. De betaler markeert de betaling en de ontvanger bevestigt die. Een overzicht over al je groepen helpt om openstaande bedragen terug te vinden; voor je eigen administratie kun je exporteren naar PDF of Excel.
Stap overzichtelijk over en deel bewust
Je hoeft een overstap niet ingewikkelder te maken dan nodig. Rond een oude periode waar mogelijk af en begin voor nieuwe uitgaven met een nieuwe groep. Nodig iedereen uit via de link en leg jullie verdeelregels kort uit. Kopieer niet gedachteloos oude schulden naast dezelfde oorspronkelijke uitgaven, want dan tel je bedragen dubbel.
Let ook op wat je deelt. Bankgegevens zijn alleen zichtbaar voor de mensen die ze nodig hebben en bonfoto's alleen voor groepsleden. Een Europese insteek is prettig, maar geen reden om zonder nadenken gevoelige documenten toe te voegen. Fotografeer alleen wat nodig is en lees voor specifieke privacyvragen de actuele informatie van de dienst. Bewaar desgewenst een export voordat je een afgeronde groep archiveert.
Is dit alleen handig voor vakanties?
Nee, dezelfde basis werkt voor huisgenoten, stellen en verenigingen. Je kiest per groep welke uitgaven gezamenlijk zijn en hoe je ze verdeelt. Voor een stel kan dat bijvoorbeeld betekenen dat de huur volgens aandelen wordt gedeeld en boodschappen gelijk. Voor een vereniging kan juist de gezamenlijke pot centraal staan.
Moet iedereen meteen een account aanmaken?
Je kunt mensen zonder account toevoegen en anderen via een link uitnodigen. Spreek wel af wie uitgaven invoert en wie het overzicht controleert. Zonder die afspraak kan ook een eenvoudig hulpmiddel rommelig worden. Het belangrijkste is dat iedere betaling maar één keer wordt geregistreerd en de deelnemers goed zijn gekozen.
Kan ik een betalingsherinnering sturen?
Ja, je kunt een vriendelijke e-mailherinnering sturen, maximaal één per dag, en het bedrag via WhatsApp delen. Gebruik dat vooral om een vergeten betaling makkelijk terug te vinden. Als iemand niet kan betalen of de verdeling betwist, blijft een persoonlijk gesprek nodig. Een hulpmiddel maakt afspraken zichtbaar, maar vervangt ze niet.